Indeholder illustrationer skabt med AI

Mange virksomheder betaler for Microsoft 365-licenser, som ikke længere bliver brugt. Det sker ofte efter medarbejderudskiftninger, ændrede arbejdsroller eller abonnementer, der er blevet købt hurtigt.

God Microsoft 365 licensstyring handler derfor om mere end at tælle brugere. I skal vide, hvilke licenser der er ledige, hvilke brugere der stadig har adgang, og hvad der sker med mail, filer og sikkerhed, når en licens fjernes.

Hvorfor licensstyring bør være en fast opgave

En enkelt ubrugt licens virker måske ikke dyr. Over et år kan flere ledige licenser dog blive til en unødvendig fast udgift. Problemet bliver større, når virksomheden har flere abonnementstyper eller køber licenser gennem forskellige aftaler.

Microsoft 365 har flere licensniveauer. En bruger kan for eksempel have Business Basic, Business Standard eller Business Premium. Hver pakke giver adgang til forskellige tjenester, så en licens bør ikke fjernes eller ændres uden at se på brugerens faktiske behov.

Det er også vigtigt at skelne mellem tre ting:

• En købt licens, som ikke er tildelt nogen bruger.
• En tildelt licens, hvor brugeren ikke længere arbejder i virksomheden.
• Et helt abonnement, som virksomheden ikke længere har brug for.

De tre situationer kræver forskellige handlinger i Microsoft 365 Administration. Hvis I kun sletter en bruger, kan licensen stadig være en del af abonnementet og fortsætte med at koste penge.

Virksomheder, der allerede overvejer en anden Microsoft 365-pakke, kan med fordel se på Microsoft 365-licenser til erhverv. Her bør licensvalg vurderes sammen med sikkerhed, backup, netværk og support.

Hvad betyder en ubrugt Microsoft 365-licens?

Microsoft bruger ikke én bestemt knap til at finde alle “ubrugte licenser”. I stedet skal administratoren sammenholde licensoversigten med bruger- og aktivitetsdata.

Ledige licenser uden bruger

En licens er ledig, når virksomheden har købt den, men endnu ikke tildelt den til en bruger. I Microsoft 365 Administration kan I se antallet af tildelte og ikke-tildelte licenser under Fakturering > Licenser.

De ikke-tildelte licenser er normalt det letteste sted at starte. Hvis virksomheden har ti ledige Business Standard-licenser, betaler I for kapacitet, som ingen bruger. Det kan være oplagt at reducere antallet ved næste mulige ændring af abonnementet.

Microsoft beskriver visningen af tildelte og ikke-tildelte licenser i deres oversigt over brugsrapporter i Microsoft 365.

Tildelte licenser uden reel aktivitet

En tildelt licens kan stadig være unødvendig, selv om den står som aktiv. Det kan være en tidligere medarbejder, en midlertidig konto eller en bruger, der kun har haft behov for adgang i en kort periode.

Se derfor på brugerens status, seneste aktivitet og rolle i virksomheden. En person kan have brugt Outlook, Teams, OneDrive eller Office-apps for nylig uden længere at have brug for alle tjenesterne.

Aktivitetsdata skal bruges som støtte, ikke som eneste beslutningsgrundlag. En leder kan for eksempel have lav aktivitet i Teams, men stadig have behov for adgang til mail, dokumenter eller kalender.

Microsoft 365 licensstyring starter i Administration

Før I fjerner licenser, bør I samle et aktuelt overblik. Det tager kort tid og mindsker risikoen for at fjerne adgang fra den forkerte bruger.

Start med at notere:

• Hvilke abonnementer virksomheden har.
• Hvor mange licenser der er købt i hvert abonnement.
• Hvor mange der er tildelt.
• Hvor mange der står som ledige.
• Hvilke brugere der har flere licenser.
• Hvem der har administratorrettigheder.

Gå derefter til Brugere > Aktive brugere. Her kan I se, hvilke medarbejdere der er licenserede, ikke-licenserede eller gæster. Sammenhold listen med jeres aktuelle medarbejderoversigt.

I virksomheder med flere lokationer eller afdelinger bør I også kontrollere, om en licens er knyttet til en delt funktion. En konto til reception, økonomi eller vagtplan kan se inaktiv ud, men stadig være vigtig for driften.

En fast oversigt gør det lettere at opdage ændringer. Den kan for eksempel indeholde brugerens navn, afdeling, licenstype, sidste arbejdsdag, ejer af data og beslutning om licensen.

Sådan finder I licenser, der kan fjernes

En god gennemgang kombinerer licensdata med oplysninger om brugerne. Brug ikke kun antallet af ledige licenser som mål, for tildelte licenser kan også være overflødige.

Se ledige licenser under Fakturering

Gå til Fakturering > Licenser i Microsoft 365 Administration. Vælg derefter det relevante produkt. Her kan I se, hvor mange licenser der er tildelt, og hvor mange der ikke er tildelt.

Hvis en licens ikke er tildelt, kan den normalt ikke skade den daglige drift ved at blive fjernet fra abonnementet. Tjek dog først, om virksomheden forventer at ansætte nye medarbejdere snart.

Det kan være fornuftigt at beholde en lille reserve, hvis onboarding sker ofte. En stor beholdning uden et konkret behov binder derimod penge hver måned.

Brug aktivitetsrapporter med omtanke

Microsofts rapporter kan vise aktivitet i blandt andet Microsoft 365-apps og Exchange. Se efter brugere, der ikke har haft aktivitet i en længere periode, men kontakt altid den ansvarlige leder først.

En manglende aktivitet betyder ikke automatisk, at en licens kan fjernes. Brugeren kan være på orlov, arbejde med et projekt uden for Microsoft 365 eller have en rolle med sjælden adgang.

Microsofts rapport over aktive brugere i Microsoft 365-apps kan bruges til at undersøge, hvilke brugere der faktisk anvender Office-programmerne.

Fjern en licens fra en bruger

Når I har besluttet, at en bruger ikke længere skal have licensen, skal den fjernes fra brugeren. Det er en anden handling end at reducere det samlede antal købte licenser.

Gå til Brugere > Aktive brugere, vælg brugeren, og åbn Licenser og apps. Fjern markeringen ved den relevante licens, og vælg Gem ændringer.

Microsofts officielle vejledning om at tildele eller fjerne licenser fra brugere beskriver denne proces nærmere.

Fjern ikke licensen, før I har kontrolleret følgende:

• Om brugeren stadig skal kunne modtage mail.
• Om andre medarbejdere har brug for adgang til personens filer.
• Om Teams-grupper eller møder stadig afhænger af kontoen.
• Om OneDrive-filer skal flyttes eller gemmes.
• Om brugeren har administratorrettigheder.
• Om virksomheden skal dokumentere beslutningen.

At fjerne en licens er ikke det samme som at slette brugeren. Tjenester, der kræver licensen, kan dog blive begrænset eller deaktiveret. Derfor bør licensændringen indgå i virksomhedens procedure for fratrådte medarbejdere.

Microsoft har en særskilt vejledning til fjernelse af licens efter en medarbejders fratrædelse. Den kan bruges som kontrolpunkt sammen med virksomhedens egne regler for data og adgang.

Reducer antallet af købte licenser

Når licenserne er fjernet fra brugere, kan I vurdere, om selve abonnementet skal reduceres. Det sker under Fakturering > Dine produkter eller den tilsvarende abonnementsvisning.

Vælg abonnementet, og se efter funktionen Fjern licenser. I skal normalt angive det nye samlede antal. Har virksomheden 100 licenser og vil fjerne 25, skal den nye mængde sættes til 75.

Microsoft har begrænsninger for, hvornår licenser kan fjernes. Muligheden afhænger blandt andet af, hvornår licenserne blev købt eller fornyet, og om løbende fakturering er slået til. Hvis ændringen ikke kan gennemføres med det samme, viser Administration typisk, hvornår den kan træde i kraft.

Læs Microsofts vejledning om at købe eller fjerne licenser fra et erhvervsabonnement, før I ændrer mængden. Vilkårene kan også afhænge af, om abonnementet er købt direkte hos Microsoft eller gennem en partner.

Annullering af et helt abonnement

Hvis virksomheden ikke længere skal bruge et produkt, skal abonnementet annulleres separat. Gå til Fakturering > Dine produkter, find abonnementet, vælg Annuller abonnement, angiv årsagen, og gem ændringen.

Annullering af et abonnement kan påvirke alle brugere, der har adgang til produktet. Kontroller derfor først mail, filer, Teams, apps og eventuelle integrationer.

Self-service-køb og prøveabonnementer kræver nogle gange en anden arbejdsgang. Microsoft beskriver mulighederne i deres vejledning om administration af selvbetjente køb og prøveabonnementer.

Undgå fejl ved licensændringer

Den største risiko er sjældent selve klikningen i Administration. Risikoen opstår, når virksomheden mangler en klar proces for data, adgang og ansvar.

Brug derfor en kort godkendelsesproces. Den ansvarlige leder bekræfter, at brugeren ikke længere har brug for licensen. En administrator kontrollerer tjenester og data. Derefter fjernes licensen, og ændringen dokumenteres.

Ved fratrædelser bør I også tænke på login og sikkerhed. Bloker adgang efter virksomhedens procedure, fjern aktive sessioner, kontroller multifaktorgodkendelse, og gennemgå eventuelle videresendelser af mail.

Det er en god idé at planlægge licensændringer uden for kritiske arbejdstider. Hvis en bruger mister adgang til mail eller filer midt på dagen, kan det skabe unødvendige driftsproblemer.

Virksomheder, der vil samle denne type opgaver med netværk, backup og løbende vedligeholdelse, kan se på IT-serviceaftaler til virksomheder. Licensstyring fungerer bedst, når den indgår i den almindelige IT-drift i stedet for at blive glemt, indtil fakturaen bliver for høj.

Gør licensstyring til en fast rutine

En kvartalsvis gennemgang er ofte nok for en mindre virksomhed. Større virksomheder kan have behov for månedlig kontrol, særligt hvis medarbejdere starter og stopper ofte.

Sæt en fast dato, og gennemgå:

1. Antallet af købte, tildelte og ledige licenser.
2. Brugere, der har flere licenser end nødvendigt.
3. Tidligere medarbejdere og midlertidige konti.
4. Aktivitetsrapporter for mail og Office-apps.
5. Kommende fornyelser og muligheden for at reducere antallet.
6. Abonnementer, der ikke længere har en tydelig ejer.

Gem resultatet med dato og navn på den person, der godkendte ændringerne. Det giver et bedre overblik ved næste gennemgang og gør det lettere at forklare udgifterne til ledelsen.

Microsoft 365-licenser bør også vurderes sammen med sikkerhed og compliance. En billigere licens er ikke nødvendigvis den rigtige løsning, hvis virksomheden mister funktioner, der beskytter mail, enheder eller adgang. En samlet tilgang til IT-sikkerhed og GDPR-compliance kan derfor være relevant, når licenserne ændres.

Konklusion

Effektiv Microsoft 365 licensstyring begynder med et præcist overblik over købte, tildelte og ledige licenser. Derefter skal hver ændring vurderes ud fra brugerens rolle, data og behov for adgang.

Fjern først licenser fra brugere, der ikke længere skal bruge dem. Reducer derefter abonnementets samlede antal, når Microsofts tidsvindue og vilkår tillader det. Et fast kvartalsvist tjek kan forhindre, at virksomheden betaler for licenser, som ingen har brug for.