Indeholder illustrationer skabt med AI
En forkert Microsoft-licens kan hurtigt give både ekstra udgifter og frustrerede medarbejdere. Med Microsoft 365 erhverv får I adgang til mail, Office-programmer, cloud-lagring og samarbejdsværktøjer, men pakkerne dækker forskellige behov.
Det afgørende er derfor ikke at vælge den dyreste løsning. I skal vælge den pakke, der passer til jeres medarbejdere, sikkerhedskrav, enheder og måde at arbejde på. Her får I et praktisk overblik over mulighederne.
Microsoft 365 erhverv: Hvad får I?
Microsoft 365 samler flere tjenester i ét abonnement. Den præcise kombination afhænger af den valgte licens, men mange virksomheder bruger løsningen til:
- Professionel mail med eget domæne gennem Exchange Online
- Word, Excel, PowerPoint og Outlook
- Teams til chat, møder og opkald
- OneDrive til personlige arbejdsfiler
- SharePoint til fælles dokumenter og afdelingsmapper
- Administration af brugere, adgang og sikkerhed
Medarbejderne kan arbejde på kontoret, hjemmefra eller på farten. Filerne følger brugeren, når de gemmes de rigtige steder, og virksomheden kan styre adgangen centralt.
Det kræver dog en ordentlig opsætning. Et Microsoft 365-abonnement løser ikke automatisk problemer med langsomt wifi, gamle computere eller manglende backup. Mail, enheder, netværk og sikkerhed skal passe sammen.
Et stabilt Microsoft 365-miljø begynder med klare brugere, en sikker adgangsmodel og en plan for virksomhedens data.
Microsoft skelner mellem privatabonnementer og erhvervsløsninger. Microsofts forklaring på forskellen mellem privat og erhverv er nyttig, hvis I er i tvivl om, hvilken type abonnement der passer til virksomheden.
Hvilken Microsoft 365 løsning passer til jer?
De fleste mindre og mellemstore virksomheder vælger mellem Business Basic, Business Standard, Business Premium og Apps for business. Pakkerne har mange fælles funktioner, men forskellen på webapps, skrivebordsprogrammer og sikkerhed betyder meget i hverdagen.
| Løsning | Passer typisk til | Det vigtigste |
|---|---|---|
| Business Basic | Virksomheder med webbaseret arbejde | Mail, Teams, OneDrive og webversioner af Office |
| Business Standard | Medarbejdere, der arbejder lokalt på pc eller Mac | Basic plus skrivebordsprogrammer |
| Business Premium | Virksomheder med højere sikkerhedskrav | Standard plus udvidet sikkerhed og enhedsstyring |
| Apps for business | Brugere, der kun skal have Office-programmer | Skrivebordsapps og OneDrive, uden komplet mailløsning |
Business Basic
Business Basic er ofte et godt valg for medarbejdere, der primært arbejder i browseren. I får virksomhedsmail, Teams, OneDrive og webversioner af Word, Excel og PowerPoint.
Pakken passer for eksempel til medarbejdere, der svarer på mail, deltager i Teams-møder og redigerer dokumenter sammen med kolleger. Den er også relevant for virksomheder, hvor computere ikke skal have fulde Office-programmer installeret lokalt.
Ulempen viser sig, hvis brugerne har brug for avancerede funktioner i Excel eller arbejder uden internetforbindelse. Her kan skrivebordsprogrammerne i Business Standard være et bedre match.
Business Standard
Business Standard indeholder funktionerne fra Basic og giver samtidig adgang til de fulde Office-programmer til pc og Mac. Det gør en forskel for medarbejdere, der hver dag bruger Outlook, Excel, Word eller PowerPoint.
En bogholder, projektleder eller administrativ medarbejder har ofte glæde af Standard. Programmerne kan bruges lokalt, mens filer stadig kan gemmes i OneDrive eller SharePoint.
Business Premium
Business Premium henvender sig til virksomheder, der vil have mere kontrol over sikkerhed og enheder. Ud over funktionerne i Standard får I adgang til avancerede sikkerhedsfunktioner og bedre muligheder for administration gennem Microsoft Intune.
Det kan være relevant, hvis medarbejderne bruger bærbare computere hjemmefra, tilgår virksomhedens data fra flere steder eller har adgang til følsomme oplysninger. Premium kan også være et godt valg, når virksomheden vil stille krav til multifaktorgodkendelse, enhedens sikkerhedsstatus og adgang til data.
Apps for business
Apps for business er en mere afgrænset løsning. Den giver adgang til Office-programmerne og cloud-lagring, men er ikke det samme som en komplet Microsoft 365-pakke med virksomhedsmail og Teams.
Den passer derfor til medarbejdere, som allerede har mail gennem en anden løsning, eller som kun skal bruge Word, Excel, PowerPoint og Outlook-programmerne lokalt.
Hvad koster Microsoft 365 til virksomheder?
Prisen afhænger af pakken, antallet af brugere og betalingsmodellen. Microsoft tilbyder typisk månedlig betaling og abonnementer med årlig binding. De officielle abonnementer og priser på Microsoft 365 Business bør altid tjekkes, før I træffer den endelige beslutning.
Licensen er dog kun en del af den samlede udgift. I bør også regne med tid til opsætning, flytning af mail, brugeroprettelse, sikkerhedspolitikker og løbende support.
En virksomhed med ti medarbejdere kan sagtens vælge forskellige licenser til forskellige roller. En medarbejder, der kun bruger mail og Teams, behøver måske Basic. En økonomimedarbejder kan have brug for Standard, mens en leder med adgang til følsomme data kan få Premium.
Microsoft 365 erhverv bliver derfor sjældent billigst, når alle får samme licens uden en vurdering. Til gengæld skal I undgå at gøre løsningen unødigt kompliceret. For mange licenstyper kan skabe forvirring, hvis ingen har ansvar for administrationen.
Den rigtige licens afhænger af arbejdsopgaverne, ikke medarbejderens titel.
Store organisationer kan have behov for Enterprise-planer. De er målrettet virksomheder med flere brugere, mere avanceret administration eller særlige krav til sikkerhed og compliance. Microsofts Enterprise-planer og prisoversigt viser forskellene mellem de større løsninger.
Mail, sikkerhed og netværk skal hænge sammen
En god Microsoft 365-opsætning handler om mere end at oprette brugere. Først skal virksomhedens domæne kobles korrekt til mailtjenesten. Derefter skal I beslutte, hvordan nye medarbejdere oprettes, hvordan gamle brugere lukkes, og hvem der må se fælles dokumenter.
Multifaktorgodkendelse bør være aktiveret for alle brugere. Et kodeord alene beskytter ikke godt nok, hvis det bliver genbrugt eller stjålet. Med multifaktorgodkendelse skal brugeren også godkende login med en app, en sikkerhedsnøgle eller en anden metode.
Sikkerheden afhænger også af medarbejdernes udstyr. Gamle computere uden opdateringer kan udgøre en risiko, selv om Microsoft 365-kontoen er sat korrekt op. Business Premium giver flere muligheder for at styre enheder, men de skal konfigureres rigtigt.
Netværket spiller også en rolle. Teams-møder, cloudfiler og mail kræver en stabil internetforbindelse. Hvis wifi dækker dårligt i mødelokalet, hjælper en ny licens ikke meget. En gennemgang af access points, kabelføring, firewall og gæstenetværk kan være nødvendig.
Fælles filer bør placeres i SharePoint eller Teams, mens OneDrive primært er til den enkelte brugers arbejdsfiler. Den opdeling gør det lettere at styre ejerskab og adgang, når en medarbejder stopper.
Microsoft 365 er heller ikke en komplet backupstrategi. Slettede eller overskrevne filer kan ofte gendannes i en periode, men virksomheden bør stadig have en plan for sikkerhedskopiering og gendannelse. Det gælder især kritiske dokumenter og data, der skal kunne genskabes efter et større angreb eller en fejl.
Sådan vælger I den rigtige pakke
Start med at kortlægge virksomhedens faktiske behov. Spørg ikke kun, hvad medarbejderne ønsker sig. Se også på, hvilke programmer de bruger, hvor data ligger, og hvilke oplysninger der kræver ekstra beskyttelse.
En enkel afklaring kan tage udgangspunkt i disse spørgsmål:
- Skal medarbejderne have installerede Office-programmer på pc eller Mac?
- Skal virksomheden bruge mail med eget domæne?
- Arbejder medarbejderne ofte hjemmefra eller på mobile enheder?
- Har I krav til enhedsstyring, multifaktorgodkendelse eller dokumentadgang?
- Hvem hjælper, når en bruger ikke kan logge ind eller mister adgang til filer?
Vælg derefter en standardpakke til de fleste brugere og afvig kun, når arbejdsrollen kræver det. Det giver en mere overskuelig administration og gør det lettere at holde styr på licenserne.
For virksomheder, der ønsker hjælp til valg, oprettelse og løbende administration, kan Microsoft 365-erhvervsabonnementer hos IT-Bilen kombineres med support og serviceaftale. Det er især praktisk, hvis ingen internt har tid til at håndtere brugerændringer, mailproblemer og sikkerhedsindstillinger.
Lav også en plan for onboarding. Nye medarbejdere skal have den rigtige licens, en sikker adgang, en arbejdscomputer og adgang til de mapper, de faktisk skal bruge. Når en medarbejder stopper, skal kontoen lukkes, og virksomhedens data skal overgå til den rette ejer.
Den rigtige løsning skal kunne fungere i hverdagen
Microsoft 365 erhverv passer til mange virksomheder, men Business Basic, Standard, Premium og Apps for business løser forskellige opgaver. Basic dækker webbaseret arbejde, Standard giver fulde Office-programmer, og Premium tilføjer mere sikkerhed og enhedsstyring.
Prisen bør vurderes sammen med opsætning, support, netværk og sikkerhed. En licensbesparelse er ikke meget værd, hvis medarbejderne mister adgang til mail eller ikke kan finde virksomhedens dokumenter.
Vælg derfor ud fra de konkrete arbejdsroller, og sørg for, at nogen har ansvar for den daglige drift. Så bliver Microsoft 365 erhverv et praktisk værktøj i stedet for endnu en konto, der skal holdes styr på.
